Пошук навчальних матеріалів по назві і опису в нашій базі:

Розпорядження Одеського міського голови №77-01р




1.15 Mb.
НазваРозпорядження Одеського міського голови №77-01р
Сторінка1/10
Дата конвертації15.06.2013
Розмір1.15 Mb.
ТипРозпорядження
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10
Розпорядження

Одеського міського голови

№77-01р від 09.02.2012р.


Про затвердження Інструкції

з діловодства у виконавчих

органах Одеської міської ради

Відповідно до статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»:
1.  Затвердити Інструкцію з діловодства у виконавчих органах Одеської міської ради (додається).
2.  Першому заступнику міського голови, секретарю Одеської міської ради, заступникам міського голови, керуючій справами виконавчого комітету Одеської міської ради, керівникам виконавчих органів Одеської міської ради забезпечити вивчення та дотримання вимог Інструкції з діловодства у виконавчих органах Одеської міської ради посадовими особами органів місцевого самоврядування.
3.  Керівникам виконавчих органів Одеської міської ради в місячний термін привести систему діловодства у підпорядкованих їм підприємствах та установах у відповідність до положень Інструкції з діловодства у виконавчих органах Одеської міської ради.
4.  Вважати таким, що втратило чинність, розпорядження міського голови від 19.03.2004 р. № 333-01р «Про Інструкцію з діловодства у виконавчих органах Одеської міської ради у новій редакції».
5.  Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керуючу справами виконавчого комітету Одеської міської ради Герасименко Т.В.
О. Костусєв

Додаток

до розпорядження

міського голови

№77-01р від 09.02.2012р.
ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства у виконавчих органах Одеської міської ради

I. Загальні положення

  1. Інструкція з діловодства у виконавчих органах Одеської міської ради (далі – Інструкція) встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства у виконавчих органах Одеської міської ради (далі — виконавчі органи міської ради), вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами у виконавчих органах міської ради незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

  2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві виконавчих органів міської ради, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.

  3. Відповідальність за організацію діловодства у виконавчих органах міської ради несуть їх керівники.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, актах центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі — акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі — запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають міський голова, перший заступник міського голови, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету міської ради згідно з розподілом функціональних обов’язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у виконавчих органах міської ради відповідають їх керівники.

  1. Організація діловодства у виконавчих органах міської ради покладається на їх структурні підрозділи (департаменти, управління, відділи, сектори) діловодства (документального забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо (далі — служба діловодства).

  2. Основним завданням служби діловодства є встановлення у виконавчому органі міської ради єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах виконавчого органу міської ради. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:

- розробляє номенклатуру справ виконавчого органу міської ради;

- здійснює реєстрацію та веде облік документів;

- організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву виконавчого органу міської ради (далі — архів);

- забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами виконавчого органу міської ради вимог Інструкції, регламентів та національних стандартів на організаційно­-розпорядчу документацію;

- вживає заходів до зменшення обсягу службового листування у виконавчому органі міської ради та на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери його управління;

- проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу міської ради, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери його управління;

- бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства у виконавчому органі міської ради;

- здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у виконавчому органі міської ради;

- забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

- проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

- організовує збереження документаційного фонду виконавчого органу міської ради та користування ним;

- ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників виконавчого органу міської ради з питань діловодства;

- засвідчує гербовою печаткою (у разі наявності) документи, підписані керівництвом виконавчого органу міської ради.

  1. Організація діловодства в структурних підрозділах виконавчих органів міської ради покладається на спеціально призначену для цього особу.


II. Документування управлінської інформації.

Загальні вимоги до створення документів

  1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

  2. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями про виконавчі органи міської ради, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.

  3. У виконавчих органах міської ради визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

  4. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, рішення, протокол, наказ тощо), зумовлюється правовим статусом виконавчого органу міської ради, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

  5. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання виконавчим органом міської ради покладених на нього завдань і функцій.

  6. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі — ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (далі — ДСТУ 4163-2003).

  1. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування виконавчого органу міської ради — автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

  1. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів виконавчого органу міської ради.

  2. Виконавчі органи міської ради здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

  1. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

Бланки документів

  1. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) — для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) — для резолюцій (доручень).

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 — ліве;

10 — праве;

20 — верхнє та нижнє.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

  1. У виконавчих органах міської ради використовують такі бланки документів:

- загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа);

- бланки для листів;

- бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа).

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.

  1. Виконавчі органи міської ради розробляють бланки документів структурних підрозділів або бланки документів посадової особи у тому разі, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень, зазначених у пункті 51 цієї Інструкції.

  2. Виконавчі органи міської ради, що ведуть листування з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч — українською, праворуч — іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляється у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

  3. Бланки документів повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів.

Залежно від характеру діяльності виконавчого органу міської ради за рішенням її керівника бланки можуть виготовлятись за допомогою комп’ютерної техніки.

  1. Види бланків, що використовуються у виконавчому органі міської ради, та порядок їх обліку визначаються його керівником.

Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.

Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.

Рішення про необхідність обліку бланків, виготовлених виконавчим органом міської ради за допомогою комп’ютерної техніки, приймає керівник виконавчого органу міської ради. Особи, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, визначаються керівником виконавчого органу міської ради, про що видається розпорядчий документ.

  1. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох виконавчих органів міської ради, оформлюються не на бланках.

Оформлення реквізитів документів

  1. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники виконавчих органів міської ради оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

Зображення Державного Герба України

  1. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. № 2137-ХII “Про Державний герб України”.

  2. Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування виконавчого органу міської ради, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів — у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина — 12 міліметрів.

Коди

  1. Код виконавчого органу міської ради проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про виконавчий орган міської ради”.

  1. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає керівник виконавчого органу міської ради окремо щодо кожного виду документа.

Найменування виконавчого органу міської ради

  1. Найменування виконавчого органу міської ради — автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про нього. Скорочене найменування виконавчого органу міської ради вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

Найменування структурного підрозділу виконавчого органу міської ради зазначається тоді, коли він є автором документа, і розміщується нижче найменування виконавчого органу міської ради.

Довідкові дані про виконавчий орган міської ради

  1. Довідкові дані про виконавчий орган міської ради містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування виконавчого органу міської ради або його структурного підрозділу.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності — назва вулиці, номер будинку, назва міста, області, поштовий індекс.

Назва виду документа

  1. Назва виду документа (розпорядження, наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

  1   2   3   4   5   6   7   8   9   10

Схожі:

Розпорядження Одеського міського голови №77-01р iconРозпорядження Одеського міського голови №558-01р
Про організацію роботи з підготовки Стратегії економічного та соціального розвитку міста Одеси до 2022 року
Розпорядження Одеського міського голови №77-01р iconРозпорядження Одеського міського голови №384-01р
Про заходи у зв’язку з відзначенням у м. Одесі 67-ї річниці Перемоги у Великій Вітчизняній війні 1941-1945 років
Розпорядження Одеського міського голови №77-01р iconРозпорядження міського голови від 25. 07. 2011р. №1223-01р План заходів з відзначення 70-ї річниці з дня початку оборони Одеси від фашистських загарбників у роки Великої Вітчизняної війни № з/п
Приведення меморіальних об’єктів, опіка над якими закріплена за районними адміністраціями (відповідно до розпорядження міського голови...
Розпорядження Одеського міського голови №77-01р iconДодаток до розпорядження міського голови від 03. 07. 2012р. №646-01р План заходів проведення
Виставка творів головного художника Третього Одеського міжнародного кінофестивалю Олександра Ройтбурда
Розпорядження Одеського міського голови №77-01р iconРозпорядження Одеського міського голови №406-01р
Відповідно до ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», з метою поліпшення стану довкілля, покращення санітарного...
Розпорядження Одеського міського голови №77-01р iconРозпорядження Одеського міського голови №2-01р
Одеси в найбільш відповідальних офіційних змаганнях, виконуючи рішення Одеської міської ради від 26. 09. 2003 р. №1656-iv „Програма...
Розпорядження Одеського міського голови №77-01р iconРозпорядження Одеського міського голови №31-01р
Україні, з метою подальшого розвитку масової фізичної культури та спорту серед усіх верств населення міста, підготовки якісного резерву...
Розпорядження Одеського міського голови №77-01р iconРозпорядження Одеського міського голови №77-01р
Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. №1242 «Про затвердження...
Розпорядження Одеського міського голови №77-01р iconРозпорядження міського голови від 22. 07. 2011р. №1220-01р перелі к заходів, присвячених відзначенню Дню Державного Прапора України та 20-ї річниці незалежності України № з/п Заходи
Зустріч вихованців Одеського міського дитячого оздоровчого спортивного комплексу "Вікторія" та школярів з видатними людьми Одеси...
Розпорядження Одеського міського голови №77-01р iconРозпорядження міського голови від 22. 07. 2011р. №1220-01р перелі к заходів, присвячених відзначенню Дню Державного Прапора України та 20-ї річниці незалежності України № з/п Заходи
Зустріч вихованців Одеського міського дитячого оздоровчого спортивного комплексу "Вікторія" та школярів з видатними людьми Одеси...
Додайте кнопку на своєму сайті:
ua.convdocs.org


База даних захищена авторським правом ©ua.convdocs.org 2014
звернутися до адміністрації
ua.convdocs.org
Реферати
Автореферати
Методички
Документи
Випадковий документ

опубликовать
Головна сторінка